Zarządzenie ws. wprowadzenia standardów ochrony małoletnich

Zarządzenie Nr 9/2024

Dyrektora Instytutu Kultury Miejskiej w Gdańsku

z dnia 14.08.2024 roku

w sprawie: wprowadzenia Standardów ochrony małoletnich w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku

Działając na podstawie art. 17 i 27 ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2024r., poz. 87 z późn. zm.), § 8 i § 11 ust. 3 Statutu Instytutu Kultury Miejskiej – miejskiej instytucji kultury z siedzibą w Gdańsku, art. 22b. pkt. 2), art. 22c. ust. 1, 2, 4, 5, 6 i 7 ustawy z dnia 13 maja 2016r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024r., poz. 560 z późn. zm.)

zarządzam, co następuje:

§ 1

Niniejszym wprowadzam Standardy ochrony małoletnich obowiązujące w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku.

§ 2

1. Pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej zobowiązani są do zapoznania z niniejszym Zarządzeniem i załącznikiem do niniejszego Zarządzenia.

2. Za wprowadzenie Standardów ochrony małoletnich oraz zapoznanie pracowników z zasadami ich stosowania odpowiedzialna jest kierowniczka Działu Edukacji i Projektów Społecznych.

§ 3

Niniejsze Zarządzenie i jego załącznik wchodzą w życie z dniem 14.08.2024r.

 

Załącznik:

1) Standardy ochrony małoletnich w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku wraz z załącznikami.

Standardy ochrony małoletnich w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku (IKM)

 

Preambuła

Naczelną zasadą wszystkich działań podejmowanych przez osoby pracujące w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku (IKM) jest działanie dla dobra osoby małoletniej i w jej najlepszym interesie. Każda osoba traktuje osobę małoletnią z szacunkiem oraz uwzględnia jej potrzeby. Niedopuszczalne jest stosowanie przez kogokolwiek przemocy w jakiejkolwiek formie.

Osoby pracujące w IKM, realizując te cele, działają w ramach obowiązującego prawa, przepisów wewnętrznych IKM oraz swoich kompetencji.

 

§ 1

Postanowienia ogólne.

1. Niniejszy dokument – Standardy ochrony małoletnich zostaje wprowadzony w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku (IKM) w celu realizacji przepisów ustawy z dnia 13 maja 2016r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024r., poz. 560 z późn. zm.).

2. Standardy ochrony małoletnich wprowadzone w Instytucie Kultury Miejskiej w Gdańsku mają na celu ochronę osób małoletnich przed krzywdzeniem i zawierają jasne wytyczne dotyczące tego, jak w IKM przeciwdziałać naruszaniu praw osób małoletnich, jak tworzyć przyjazne i bezpieczne im środowisko oraz jakie kroki podjąć w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa małoletnich.

3. Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają:

a) Dziecko, małoletni - każda osoba do ukończenia 18. roku życia,

b) Opiekun dziecka - osoba uprawniona do reprezentacji dziecka, w szczególności jego rodzic lub opiekun prawny. W myśl niniejszego dokumentu opiekunem jest również rodzic zastępczy,

c) Zgoda rodzica/opiekuna dziecka - zgoda co najmniej jednego z rodziców/opiekunów dziecka, z zastrzeżeniem, że w przypadku braku porozumienia między rodzicami/opiekunami dziecka należy poinformować rodziców/opiekunów dziecka o konieczności rozstrzygnięcia sprawy przez sąd rodzinny,

d) Krzywdzenie dziecka - popełnienie czynu zabronionego lub czynu karalnego na szkodę małoletniego przez jakąkolwiek osobę lub zagrożenie dobra dziecka, w tym jego zaniedbywanie,

e) Dane osobowe dziecka - wszelkie informacje umożliwiające identyfikację dziecka,

f) Pracodawca – Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku (IKM),

g) Osoby pracujące w IKM – osoby zatrudnione u Pracodawcy na podstawie stosunku pracy oraz na podstawie umów cywilnoprawnych.

4. Osoby pracujące w IKM posiadają wiedzę i w ramach wykonywanych obowiązków zwracają uwagę na czynniki ryzyka i symptomy krzywdzenia dzieci.

5. Osoby pracujące w IKM znają i stosują zasady bezpiecznych relacji personel–małoletni ustalone w niniejszym dokumencie.

6. Zatrudnianie osób w IKM odbywa się zgodnie z zasadami bezpiecznej rekrutacji określonymi w niniejszym dokumencie.

 

§ 2

Zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem IKM, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich.

1. Podstawową zasadą, jaką powinny kierować się osoby pracujące w IKM w kontaktach z małoletnimi, jest działanie na rzecz ich dobra. Osoby pracujące w IKM traktują małoletnich z szacunkiem, poszanowaniem ich godności oraz wrażliwości.

2. Osoby pracujące w IKM zobowiązane są do utrzymywania profesjonalnych relacji z małoletnimi oraz każdorazowego rozważenia, czy reakcja, komunikat bądź działanie wobec małoletniego są adekwatne do sytuacji, bezpieczne i uzasadnione.

3. Niedozwolone jest stosowanie jakichkolwiek form przemocy wobec małoletnich, w szczególności polegających na przemocy psychicznej lub fizycznej.

4. Osoby pracujące w IKM, które otrzymały informację lub podejrzewają, że doszło do krzywdzenia małoletniego, zobowiązane są do zachowania szczególnej ostrożności w kontaktach z małoletnim, kierując się wyczuciem i empatią.

5. Osoby pracujące w IKM:

a. odnoszą się do małoletnich z szacunkiem;

b. wysłuchują małoletnich i starają się prowadzić rozmowę w sposób dostosowany do sytuacji oraz wieku małoletniego;

c. nie zawstydzają małoletnich, nie lekceważą i nie znieważają ich;

d. kierują swoje komunikaty spokojnym tonem głosu, nie podnoszą głosu bez rzeczywistej potrzeby (np. w celu ostrzeżenia w sytuacjach niebezpiecznych);

e. nie stosują żadnych z form krzywdzenia.

 

6. Bezpośredni kontakt z małoletnim nie może być niejawny lub ukrywany, wiązać się z jakąkolwiek gratyfikacją ani wynikać z relacji podporządkowania.

7. Osoby pracujące w IKM nie kontaktują się z małoletnimi z wykorzystaniem prywatnych kanałów komunikacji bez wiedzy opiekunów małoletnich.

§ 3

Zasady i procedura podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego oraz zasady ustalania planu wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia.

 

1. Zagrożenie bezpieczeństwa osób małoletnich może przybierać różne formy, z wykorzystaniem różnych sposobów kontaktu i komunikowania.

2. W przypadku powzięcia przez osobę pracującą w IKM podejrzenia, że dziecko jest krzywdzone lub zgłoszenia takiej okoliczności przez dziecko lub opiekuna dziecka, osoby pracujące w IKM zobowiązane są do udzielenia małoletniemu wsparcia zgodnie z charakterem ujawnionego przypadku krzywdzenia, stanem psychicznym i fizycznym małoletniego oraz jego potrzebami, w tym np. odizolowania małoletniego od grupy, zapewnienia warunków do wyciszenia, wysłuchania małoletniego, zawiadomienia jego opiekunów. Osoby pracujące w IKM mają obowiązek sporządzenia notatki służbowej i przekazania uzyskanej informacji Pracodawcy. Notatka może mieć formę pisemną lub mailową.

3. Po otrzymaniu notatki służbowej przez Pracodawcę, w zależności od charakteru ujawnionego przypadku, Pracodawca może podjąć decyzję o przeprowadzeniu interwencji polegającej na podjęciu rozmowy z dzieckiem oraz opiekunem dziecka oraz przekazaniu informacji na temat dostępnej oferty wsparcia w celu zmotywowania opiekuna dziecka do szukania pomocy,

4. Za prowadzenie interwencji odpowiedzialna jest Kierowniczka Działu Edukacji i Projektów Społecznych lub inna osoba wyznaczona przez Pracodawcę.

5. Do udziału w interwencji można poprosić specjalistów, w szczególności psychologów i pedagogów, celem skorzystania z ich pomocy przy rozmowie z dzieckiem oraz opiekunem dziecka o trudnych doświadczeniach.

6. Z przebiegu każdej interwencji sporządza się kartę interwencji, której wzór stanowi karta interwencji, stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu. Kartę załącza się do rejestru interwencji prowadzonego przez IKM.

.

8. W przypadku podejrzenia, że życie dziecka jest zagrożone lub grozi mu ciężki uszczerbek na zdrowiu należy niezwłocznie poinformować odpowiednie służby (policja, pogotowie ratunkowe), dzwoniąc pod numer 112 lub 998 (pogotowie). Poinformowania służb dokonuje osoba pracująca w IKM, która pierwsza powzięła informację o zagrożeniu. Osoba ta zobowiązana jest również do sporządzenia karty interwencji, o której mowa w ust. 6.

§ 4

Procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego, zawiadamianie sądu opiekuńczego.

1. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego Pracodawca jest zobowiązany do złożenia odpowiedniego zawiadomienia do organów ścigania lub do sądu opiekuńczego oraz do poinformowania opiekuna dziecka o konieczności złożenia takiego zawiadomienia.

2. Osobą odpowiedzialną za składanie zawiadomień, o których mowa w ust. 1 odpowiedzialny jest Dyrektor IKM.

3. Po złożeniu zawiadomienia dalsze postępowanie prowadzone jest przez właściwe organy.

 

§ 5

Wymogi dotyczące bezpiecznych relacji między małoletnimi, a w szczególności zachowania niedozwolone.

1. W przypadku zaobserwowania jakichkolwiek form przemocy pomiędzy małoletnimi, w szczególności polegających na przemocy psychicznej lub fizycznej, osoby pracujące w IKM zobowiązane są do niezwłocznej, adekwatnej reakcji, polegającej na powstrzymaniu eskalacji konfliktu.

2. W przypadkach szczególnie uzasadnionych, wynikających z rodzaju zachowań niedozwolonych występujących pomiędzy małoletnimi lub ich natężenia, należy podjąć interwencję, o której mowa w § 3 niniejszego dokumentu lub złożyć zawiadomienie, o którym mowa w § 4 niniejszego dokumentu.

 

 

§ 6

Zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet oraz procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet oraz utrwalonymi w innej formie.

1. Obowiązki w zakresie sprawowania nadzoru nad korzystaniem z Internetu przez małoletnich w czasie wydarzeń i warsztatów organizowanych przez IKM w miarę możliwości wykonują właściwi edukatorzy prowadzący dane zajęcia, którzy zobowiązani są również do podejmowania działań zapobiegawczych i edukacyjnych w powyższym zakresie.

2. Pracodawca obowiązany jest do stosowania i aktualizowania programów zabezpieczających przed złośliwym oprogramowaniem i filtrującego prezentowane treści w Internecie.

3. Obowiązki określone w ust. 1 i 2 nie wyłączają obowiązku opiekunów małoletnich lub opiekunów grup małoletnich do monitorowania sposobu korzystania przez nich z Internetu w czasie zajęć organizowanych przez IKM.

§ 7

Zasady ochrony danych osobowych i wizerunku małoletniego.

1. Osoby pracujące w IKM, uznając prawo małoletniego do prywatności i ochrony dóbr osobistych, zapewniają ochronę wizerunku oraz danych osobowych małoletniego.

2. Dane osobowe małoletniego podlegają ochronie na zasadach określonych w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

3. Osoby pracujące w IKM mają obowiązek zachowania w tajemnicy danych osobowych, które przetwarzają oraz zachowania w tajemnicy stosowanych przez IKM sposobów zabezpieczania danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem.

4. Dane osobowe małoletnich są udostępniane wyłącznie osobom i podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów.

5. Osoby pracujące w IKM nie utrwalają ani nie umożliwiają osobom trzecim, w tym mediom, utrwalania wizerunku małoletniego bez pisemnej zgody opiekuna małoletniego.

6. Jeżeli wizerunek małoletniego stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, zgoda opiekunów na utrwalanie wizerunku małoletniego nie jest wymagana.

 

§ 8

Zasady bezpiecznej rekrutacji.

1. Obowiązki określone poniżej muszą być wykonane przed nawiązaniem z daną osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem danej osoby do czynności związanych z realizacją zainteresowań przez małoletnich lub z opieką nad nimi oraz osób zatrudnianych i dopuszczanych do takiej działalności.

2. Pracodawca uzyskuje dane z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz z Rejestru osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej 15 lat, wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

3. Osoba, która ma być zatrudniona lub dopuszczona do działalności z małoletnimi przedkłada Pracodawcy poniższe dokumenty:

a) informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz.U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego,

b) informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi – jeśli dana osoba posiada obywatelstwo innego państwa niż Polska,

c) oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat innych niż Polska i państwo obywatelstwa (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu), oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat innych niż Polska i państwo obywatelstwa dla obywatela innego kraju niż Polska (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu) oraz informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, z zastrzeżeniem, iż:

- jeśli prawo państwa obywatelstwa lub państwa, w którym osoba zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi – osoba przedkłada informację z rejestru karnego tego państwa,

· jeśli prawo państwa obywatelstwa lub państwa, w którym osoba zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego – osoba przedkłada oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie (wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu),

d) wykaz danych osobowych do sprawdzenia danej osoby w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (wór wykazu stanowi załącznik nr 5 do niniejszego dokumentu).

4. Pracodawca utrwala w/w informacje oraz oświadczenia w formie wydruku i załącza do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności z małoletnimi.

§ 9

 

Zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu IKM do stosowania standardów, zasady przygotowania tego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności.

 

1. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie personelu IKM do stosowania niniejszych Standardów ochrony małoletnich jest Kierowniczka Działu Edukacji i Projektów Społecznych.

2. Przygotowanie personelu IKM do stosowania niniejszego dokumentu polega na przeprowadzeniu szkolenia z zasad w nim określonych oraz potwierdzenia faktu odbycia szkolenia w formie pisemnej i załączenia w/w potwierdzenia do akt osobowych pracowników IKM lub dokumentacji osoby zatrudnionej w IKM na podstawie umowy cywilnoprawnej.

 

 

§ 10

 

Zasady przeglądu i aktualizacji Standardów ochrony małoletnich w IKM, zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom małoletnich standardów do zaznajomienia się z nimi i ich stosowania.

1. Pracodawca wyznacza kierowniczkę Działu Edukacji i Projektów Społecznych jako osobę odpowiedzialną za realizację Standardów ochrony małoletnich w IKM.

2. Osoba, o której mowa w ust. 1 jest odpowiedzialna za monitorowanie realizacji Standardów ochrony małoletnich w IKM, za reagowanie na sygnały ich naruszenia oraz za proponowanie zmian w niniejszym dokumencie.

3. Osoby pracujące w IKM mogą przekazywać swoje uwagi, proponować zmiany względem uregulowań zawartych w niniejszym dokumencie do osoby odpowiedzialnej za jego stosowanie oraz zgłaszać incydenty ich naruszania.

4. Pracodawca jest zobowiązany co najmniej raz na dwa lata dokonywać oceny Standardów ochrony małoletnich w IKM w celu zapewnienia ich dostosowania do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Wnioski z przeprowadzonej oceny należy pisemnie udokumentować.

 

§ 11

 

Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzieleniu mu wsparcia oraz sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniemu.

 

1. Pracodawca jest obowiązany do przyjęcia każdego zgłoszenia o zdarzeniu zagrażającemu małoletniemu. Zgłoszenie może pochodzić od osoby trzeciej, w tym od małoletniego lub jego opiekuna i może mieć dowolną formę (pisemną, ustną, formę elektroniczną).

2. Ujawnione lub zgłoszone incydenty przez osoby pracujące w IKM muszą mieć formę pisemnej notatki służbowej lub wypełnionej karty interwencji.

3. Pracodawca przechowuje zgłoszenia, notatki służbowe i karty interwencji oraz wszelką dokumentację z nimi związaną z zachowaniem ochrony ich poufności przez okres 5 lat licząc od roku kalendarzowego następującego po roku, w którym doszło do danego incydentu lub zdarzenia zagrażającemu dobru małoletniemu.

4. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz przechowywanie dokumentów, o których mowa w ust. 3 jest kierowniczka Działu Edukacji i Projektów Społecznych.

 

§ 12

Plan wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia

 

1. W sytuacji ujawnienia krzywdzenia małoletniego Dyrektor IKM wyznacza pracownika, bądź zespół pracowników zobowiązanych do opracowania planu wsparcia udzielanego małoletniemu:

1) określenia form pomocy na terenie IKM lub kierowania do instytucji udzielających różnych form pomocy: terapia indywidualna, grupowa, warsztaty rozwijające

zainteresowania i uzdolnienia - w uzgodnieniu z opiekunem dziecka i adekwatnie do potrzeb;

2) wspierania rodziny – poprzez wskazanie instytucji oferujących: poradnictwo, konsultacje psychologiczne, terapię uzależnień, terapię dla sprawców przemocy, grupy wsparcia, warsztaty umiejętności wychowawczych;

3) pomocy socjalnej lub materialnej poprzez wskazanie instytucji oferujących: pomoc socjalną poradnictwo i warsztaty w zakresie metod poszukiwania pracy, organizowanie pomocy finansowej, rzeczowej, ciepłego posiłku, zbiórki odzieży.

2. Wdrożenie planu wsparcia małoletniego następuje po akceptacji Dyrektora IKM.

3. Wyznaczony odpowiednio przez Dyrektora IKM pracownik bądź zespół pracowników monitoruje przebieg realizacji planu.

 

§ 13

Przepisy końcowe.

1. Niniejszy dokument wchodzi w życie z dniem jego ogłoszenia.

2. Ogłoszenie następuje w sposób dostępny dla osób zatrudnionych w IKM, dzieci i ich opiekunów poprzez zamieszczenie na stronie internetowej IKM oraz umieszczenie tekstu Standardów ochrony małoletnich w IKM w Punkcie Informacji Kulturalnej IKM, również w wersji skróconej, przeznaczonej dla małoletnich, która stanowi załącznik nr 6 do niniejszego dokumentu.