Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY INSTYTUTU KULTURY MIEJSKIEJ

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Niniejszy Regulamin Organizacyjny Instytutu Kultury Miejskiej - miejskiej instytucji kultury z siedzibą w Gdańsku, wpisanej do Rejestru Instytucji Kultury  prowadzonego przez Miasto Gdańsk pod pozycją: 12/11, zwany dalej „Regulaminem”, wydany na podstawie § 13 Statutu miejskiej instytucji
kultury pod nazwą Instytutu Kultury Miejskiej wprowadzonego Uchwałą Nr LX/1519/23 Rady Miasta Gdańska z dnia 30 marca 2023 roku określa organizację wewnętrzną Instytutu Kultury Miejskiej - miejskiej instytucji kultury, a w szczególności: jej strukturę organizacyjną, zakres działania
poszczególnych działów, komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk, podstawowe obowiązki służbowe pracowników zatrudnionych w Instytucie Kultury Miejskiej - miejskiej instytucji kultury.

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Instytucie Kultury Miejskiej, IKM lub Pracodawcy - należy przez to rozumieć Instytut Kultury Miejskiej - miejską instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku,
2) Dyrektorze/Dyrektorce - należy przez to rozumieć Dyrektora/Dyrektorkę Instytutu Kultury Miejskiej - miejskiej instytucji kultury z siedzibą w Gdańsku,
3) Specjaliście/Specjalistce – należy przez to rozumieć Specjalistę/Specjalistkę, ale też Głównego Specjalistę/Główną Specjalistkę,
4) Producentce/Producencie - należy przez to rozumieć Producenta/Producentkę, ale też Głównego Producenta/Główną Producentkę,
5) Koordynatorze/Koordynatorce - należy przez to rozumieć Koordynatora/Koordynatorkę, ale też Głównego Koordynatora/Główną Koordynatorkę.

II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA INSTYTUTU KULTURY MIEJSKIEJ

§ 2

1. Funkcjonowanie Instytutu Kultury Miejskiej opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Strukturę organizacyjną Instytutu Kultury Miejskiej przedstawia schemat stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

III. ZAKRES DZIAŁANIA DYREKTORA/DYREKTORKI IKM

§ 3

1. Dyrektor/Dyrektorka zarządza i reprezentuje Instytut Kultury Miejskiej na zewnątrz, ustala szczegółową organizację wewnętrzną Instytutu Kultury Miejskiej, zakres działania jego komórek organizacyjnych oraz wszystkich zatrudnionych w nich pracowników. Dyrektor/Dyrektorka odpowiada za całość spraw, związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Instytutu Kultury Miejskiej. Dyrektor/Dyrektorka ponosi szczególną odpowiedzialność za:
1) zarządzanie Instytutem Kultury Miejskiej,
2) ogólne kierownictwo w zakresie spraw merytorycznych i organizacyjnych,
3) tworzenie warunków do właściwej realizacji zadań artystycznych i kulturotwórczych,
4) właściwą gospodarkę mieniem i środkami finansowymi Instytutu Kultury Miejskiej,
5) pozyskiwanie środków finansowych na działalność Instytutu Kultury Miejskiej także od podmiotów innych niż Organizator,
6) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów, instrukcji i zarządzeń wewnętrznych,
7) udzielanie zamówień na dostawy, roboty i usługi w sposób zgodny z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
8) dobór i właściwe wykorzystanie pracowników Instytutu Kultury Miejskiej oraz podnoszenie ich kwalifikacji zawodowych,
9) corocznie przygotowanie i przedstawienie właściwemu merytorycznie wydziałowi Urzędu Miejskiego w Gdańsku rocznego merytorycznego planu działalności wraz z planem finansowym, a także rocznego (finansowego i merytorycznego) sprawozdania z działalności Instytutu Kultury Miejskiej.
2. Dyrektor/Dyrektorka zarządza Instytutem Kultury Miejskiej przy udziale Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki.
3. Dyrektorowi/Dyrektorce w strukturze organizacyjnej Instytutu Kultury Miejskiej podlegają bezpośrednio:
1) Dział Finansów i Kadr wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami/pracowniczkami,
2) Dział Komunikacji wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami/pracowniczkami,
3) Dział Badań i Rozwoju wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami/pracowniczkami,
4) Dział Projektów Audiowizualnych wraz z zatrudnionymi w nim
pracownikami/pracowniczkami,
5) Dział Literacki wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami/pracowniczkami,
6) Samodzielne stanowisko Sekretarza/Sekretarki.
4. W celu uregulowania spraw o charakterze wewnętrznym dotyczących działalności i pracy Instytutu Kultury Miejskiej Dyrektor/Dyrektorka wydaje zarządzenia wewnętrzne. Zarządzenia te podlegają ewidencji w siedzibie Instytutu Kultury Miejskiej.
5. W czasie nieobecności Dyrektora/Dyrektorki jego/jej obowiązki określone w niniejszym paragrafie przejmuje Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki, a w wypadku również jego/jej nieobecności inny, wskazany/wskazana imiennie i upoważniony/upoważniona przez Dyrektora/Dyrektorkę pracownik/pracowniczka Instytutu Kultury Miejskiej.

IV. ZASTĘPCA/ZASTĘPCZYNI DYREKTORA/DYREKTORKI INSTYTUTU KULTURY MIEJSKIEJ

§ 4

1. Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki podlega bezpośrednio Dyrektorowi/Dyrektorce.
2. Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki jest upoważniony/-a do reprezentacji Instytutu Kultury
Miejskiej w zakresie wynikającym z udzielonych pełnomocnictw, a także zapisów Regulaminu w szczególności § 3 ust. 5 oraz § 4 ust. 6.
3. W wypadku nieobecności Dyrektora/Dyrektorki Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki jest upoważniony do zarządzania Instytutem Kultury Miejskiej - zakres uprawnienia do zaciągania zobowiązań i składania oświadczeń woli w imieniu Instytutu Kultury Miejskiej uregulowany jest
odrębnym pełnomocnictwem.
4. Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki jest ponadto upoważniony/-a do:
1) organizowania i planowania pracy podległych działów, komórek organizacyjnych z zachowaniem regulacji zawartych w niniejszym Regulaminie i zarządzeniach Dyrektora/Dyrektorki,
2) opracowywania projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy podległymi pracownikami z zachowaniem regulacji zawartych w niniejszym Regulaminie i zarządzeniach Dyrektora/Dyrektorki.
5. Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki w strukturze organizacyjnej Instytutu Kultury Miejskiej podlegają:
1) Dział Produkcji wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami/pracownicami,
stażystami/stażystkami oraz wolontariuszami/wolontariuszkami wykonującymi świadczenia na rzecz Instytutu Kultury Miejskiej,
2) Dział Programowy wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami/pracowniczkami,
3) Dział Edukacji i Projektów Społecznych wraz z zatrudnionymi w nim
pracownikami/pracowniczkami,
4) Dział Administracyjno-Techniczny wraz z zatrudnionymi w nim
pracownikami/pracowniczkami,
5) Zewnętrzni koordynatorzy/koordynatorki i kuratorzy/kuratorki projektów.
6. Zakres obowiązków Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki obejmuje:
1) uczestniczenie w spotkaniach oraz prezentacjach idei oraz działań Instytutu Kultury Miejskiej,
2) prowadzenie kontroli nad działalnością kierowanych komórek (pracowników),
3) nadzór nad procesem pozyskiwania pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym udział w procesie sporządzania wniosków aplikacyjnych,
4) opracowanie i zarządzanie projektami,
5) pozyskiwanie sponsorów na projekty prowadzone przez Instytut Kultury Miejskiej,
6) wspólnie z Dyrektorem/Dyrektorką przygotowywanie planu działania oraz budżetów ramowych i zadaniowych Instytutu Kultury Miejskiej zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Organizatora,
7) nadzór nad budżetem prowadzonych projektów oraz budżetami projektów prowadzonych przez podległe komórki (pracowników),
8) udział w opracowywaniu i przeprowadzaniu postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówieniach publicznych, uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących działów podległych Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki.

V. REPREZENTACJA INSTYTUTU KULTURY MIEJSKIEJ

§ 5

1. Oświadczenia woli w imieniu Instytutu Kultury Miejskiej w zakresie praw i zobowiązań finansowych oraz majątkowych składa jednoosobowo Dyrektor/Dyrektorka.
2. Dyrektor/Dyrektorka może ustanawiać pełnomocników do dokonywania określonych czynności prawnych w imieniu Instytutu Kultury Miejskiej, określając każdorazowo zakres ich pełnomocnictwa.
3. Udzielenie i zakres pełnomocnictwa wymaga formy pisemnej i podlega ujawnieniu w rejestrze instytucji kultury, za wyjątkiem pełnomocnictw szczególnych.

VI. ZAKRESY DZIAŁANIA DZIAŁU FINANSÓW I KADR ORAZ ADMINISTRACYJNOTECHNICZNEGO IKM I ZATRUDNIONYCH W NICH PRACOWNIKÓW

DZIAŁ FINANSÓW I KADR

§ 6

1. Działem kieruje Główny Księgowy/Główna Księgowa. Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Główny Księgowy/Główna Księgowa,
2) Specjalista/Specjalistka ds. Księgowości,
3) Specjalista/Specjalistka ds. Kadr,
4) Specjalista/Specjalistka ds. Zamówień Publicznych.
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:

Główny Księgowy/Główna Księgowa

1) Prowadzenie rachunkowości Instytutu Kultury Miejskiej.
2) Nadzór nad finansami Instytutu Kultury Miejskiej.
3) Sporządzanie projektów planów finansowych, bilansu i sprawozdań finansowych zgodnych z terminami i wymogami Organizatora oraz obowiązujących przepisów.
4) Przygotowywanie niezbędnej dokumentacji finansowej do aplikowania po środki zewnętrzne.
5) Nadzór finansowy nad projektami realizowanymi przez Instytut Kultury Miejskiej.
6) Współpraca z pracownikami Instytutu Kultury Miejskiej w celu sprawnego finansowania i rozliczenia projektów prowadzonych przez Instytutu Kultury Miejskiej.
7) Sporządzanie rozliczeń finansowych projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej.
8) Przygotowanie i prowadzenie planu kont.
9) Sporządzanie dokumentacji dotyczącej zasad polityki rachunkowej.
10) Organizacja obiegu dokumentów księgowych.
11) Wdrażanie informatycznych systemów księgowych i kadrowych.
12) Obsługa kont bankowych, nanoszenie przelewów, wydruk wyciągów, ściąganie należności oraz regulowanie zobowiązań Instytutu Kultury Miejskiej, kontrola nad należnościami, potwierdzanie i uzgadnianie sald z kontrahentami.
13) Prowadzenie ewidencji środków trwałych,.
14) Prowadzenie ksiąg rachunkowych.
15) Inwentaryzacja aktywów i pasywów, dokonywanie ich wyceny oraz ustalanie wyniku finansowego.
16) Prowadzenie sprawozdawczości i rozliczeń podatkowych oraz rozliczeń z ZUS oraz innymi organami administracji publicznej w kwestiach finansowo – rachunkowych.
17) Nadzór finansowy nad planem zamówień publicznych Instytutu Kultury Miejskiej.
18) Współpraca z instytucjami finansowymi.
19) Nadzór nad prowadzeniem akt osobowych pracowników Instytutu Kultury Miejskiej.
20) Nadzór nad naliczaniem wynagrodzeń, przygotowywaniem listy płac w tym z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych, nadzorowanie aktualizacji danych w systemie kadrowopłacowym, nadzór nad prowadzeniem kartotek zarobkowych i płacowych pracowników Instytutu Kultury Miejskiej.
21) Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem działalności Instytutu Kultury Miejskiej.
22) Planowanie i realizacja w uzgodnieniu z Dyrektorem/Dyrektorką wydatków osobowych, rzeczowych, ubezpieczenia, nagród, kosztów podróży.

Specjalista/Specjalistka ds. Księgowości

1) Współpraca z pracownikami Instytutu Kultury Miejskiej w celu sprawnego finansowania i rozliczenia projektów prowadzonych przez IKM.
2) Obsługa kont bankowych, nanoszenie przelewów, wydruk wyciągów, ściąganie należności Instytutu Kultury Miejskiej, kontrola nad należnościami, potwierdzanie i uzgadnianie sald z kontrahentami.
3) Prowadzenie ewidencji środków trwałych.
4) Prowadzenie ksiąg rachunkowych pod nadzorem Głównego Księgowego/Głównej Księgowej.
5) Udział w inwentaryzacji.
6) Przygotowanie projektów sprawozdań finansowych i kadrowych.
7) Współpraca z instytucjami finansowymi.
8) Wprowadzanie danych do programu kadrowego.
9) Prowadzenie kasy zgodnie z zarządzeniami Dyrektora/Dyrektorki w sprawie wprowadzenie instrukcji kasowej i w sprawie ustalenia wysokości pogotowia kasowego.
10) Pobieranie gotówki z banku.
11) Sprzedaż i zakup walut w kantorze.
12) Archiwizacja dokumentów finansowych i księgowych Instytutu Kultury Miejskiej.

Specjalista/Specjalistka ds. Kadr

1) Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracowników Instytutu Kultury Miejskiej, odpowiedzialność za administrację kadrową (przygotowywanie umów, świadectw pracy, zaświadczeń dla pracowników, PIT, spraw związanych z funduszem socjalnym (jeśli ma zastosowanie), list obecności, kartotek urlopowych, ewidencji czasu
pracy).
2) Naliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie listy płac w tym z tytułu umów cywilnoprawnych, aktualizacja danych w systemie kadrowo-płacowym, prowadzeniu kartotek zarobkowych i płacowych pracowników.
3) Bieżące sprawdzanie, opracowywanie i przekazywanie Dyrektorowi/Dyrektorce informacji o realizowanych przez pracownikach obowiązkach i wypełnianiu przez nich tygodniowych i miesięcznych norm czasu pracy oraz przedstawiania propozycji rozwiązywania problemów
związanych z wypełnianiem przez pracowników tych norm czasu pracy.
4) Współpraca z pracownikami Instytutu Kultury Miejskiej w celu sprawnego finansowania i rozliczenia projektów prowadzonych przez IKM.
5) Prowadzenie ksiąg rachunkowych pod nadzorem Głównego Księgowego/Głównej Księgowej.
6) Udział w inwentaryzacji.
7) Przygotowanie projektów sprawozdań finansowych i kadrowych.
8) Wprowadzanie danych do programu kadrowego.
9) Dekretacja i księgowanie dokumentów.
10) Prowadzenie kasy zgodnie z zarządzeniami Dyrektora/Dyrektorki w sprawie wprowadzenie instrukcji kasowej i w sprawie ustalenia wysokości pogotowia kasowego.
11) Pobieranie gotówki z banku.
12) Archiwizacja dokumentów kadrowych Instytutu Kultury Miejskiej.

Specjalista/Specjalistka ds. Zamówień Publicznych

1) Kompleksowe przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych
na potrzeby Instytutu Kultury Miejskiej.
2) Prowadzenie rejestru zamówień publicznych.
3) Sporządzenie oraz aktualizacja rocznego planu zamówień publicznych oraz planu postępowań.
4) Przygotowanie sprawozdań z realizacji zamówień publicznych.
5) Współpraca z radcą prawnym IKM, w zakresie przygotowywania wzorów umów, dokumentacji, pism do instancji odwoławczych.
6) Wsparcie pracowników IKM w obszarze prawa zamówień publicznych, w tym edukowanie i udzielanie wyjaśnień w zakresie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prawa zamówień publicznych.
7) Organizacja i uczestnictwo w komisjach przetargowych.
8) Sporządzanie sprawozdań, planów, raportów, analiz i innych dokumentów, na potrzeby współpracy z audytorami, kontrolerami i przedstawicielami innych instytucji uprawnionych do prowadzenia kontroli projektów i działań.
9) Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji prowadzonych postępowań,
10) Przygotowanie projektów zmian do wewnętrznych procedur dotyczących zamówień publicznych.
11) Kontrola nad poprawnością prowadzenia rejestrów umów w formie elektronicznej.

VII. ZAKRESY DZIAŁANIA POZOSTAŁYCH DZIAŁÓW I ZATRUDNIONYCH W NICH PRACOWNIKÓW/PRACOWNICZEK

ZAKRESY DZIAŁAŃ KIEROWNIKÓW/KIEROWNICZEK DZIAŁÓW

1. Realizacja celów Instytutu Kultury Miejskiej.
2. Opracowanie i realizacja planu podległej komórki organizacyjnej.
3. Sporządzanie terminowo i rzetelnie sprawozdań z powierzonych zadań,
4. Organizowanie pracy działu, opracowanie i zarządzanie projektami (i budżetami) realizowanymi przez podległe Działy oraz opracowywanie ich budżetów w sposób zgodny z prawem, celowy i gospodarny.
5. Planowanie i organizowanie pracy podległego zespołu.
6. Nadzór nad warunkami pracy i bezpieczeństwem pracowników działu.
7. Ocena pracy pracowników zgodnie z zasadami obowiązującymi w IKM.
8. Wnioskowanie w sprawach premiowania i awansowania podległych pracowników.
9. Udzielanie instruktażu podległym pracownikom i wdrożenie do pracy nowo przyjętych pracowników.
10. Sprawowanie kontroli funkcjonalnej zgodnie z zasadami kontroli zarządczej obowiązującymi w IKM.
11. Uczestniczenie w spotkaniach oraz prezentacjach działań Instytutu Kultury Miejskiej.
12. Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
13. Współpraca z miastami obszaru metropolitalnego w zakresie działań Instytutu Kultury Miejskiej oraz z miastami i kluczowymi organizacjami za granicą.
14. Inicjowanie nowych działań i projektów o charakterze europejskim i lokalnym.
15. Monitoring funduszy na działania kulturalne i projekty prowadzone i inicjowane przez Instytut Kultury Miejskiej.
16. Przestrzeganie tajemnicy służbowej i gospodarczej IKM.

VIII. ZADANIA I STRUKTURA POZOSTAŁYCH DZIAŁÓW

DZIAŁ ADMINISTRACYJNO -TECHNICZNY

§ 7

1. Działem kieruje Kierownik/Kierowniczka Działu Administracyjno-Technicznego. Działalność działu nadzoruje Zastępca/Zastępczyni Dyrektora, a w czasie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje wyznaczony pracownik/pracowniczka Instytutu Kultury Miejskiej.
Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka Działu Administracyjno-Technicznego,
2) Zastępca/Zastępczyni Kierownika/Kierowniczki ds. Administracji,
3) Specjalista/Specjalistka ds. Obsługi Technicznej,
4) Specjalista/Specjalistka ds. Obsługi Technicznej Wydarzeń,
5) Specjalista/Specjalistka ds. Obsługi Technicznej Makiety,
6) Specjalista/Specjalistka ds. Administracji i Dostępności.
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Administrowanie i zarządzanie pomieszczeniami/budynkiem stanowiącymi siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej m.in. poprzez dbanie o należyty stan techniczny oraz właściwe oznakowanie.
2) Prowadzenie racjonalnej gospodarki nieruchomościami, w tym wydzierżawianie lub wynajmowanie pomieszczeń do prowadzenia działalności statutowej Instytutu Kultury Miejskiej.
3) Prowadzenie postępowań mających na celu wyłonienie dzierżawców lub najemców pomieszczeń zbędnych do prowadzenia działalności statutowej Instytutu Kultury Miejskiej, w tym kierowanie pracami komisji przetargowych.
4) Bieżące nadzorowanie działalności dzierżawców lub najemców pomieszczeń na terenie siedziby Instytutu Kultury Miejskiej pod względem zgodności ich działalności z przepisami prawa i zawartymi umowami.
5) Przygotowywanie i kontrolowanie rozliczeń z dzierżawcami lub najemcami prowadzącymi działalność na terenie siedziby Instytutu Kultury Miejskiej.
6) Przygotowanie procedur funkcjonowania obiektu – siedziby Instytutu Kultury Miejskiej oraz podejmowanie działań w tym zakresie (w tym: rozliczenia z dostawcami wyposażenia i wykonawcami usług, umowy i rozliczenia z gestorami/dostawcami mediów, podwykonawcami usług, załatwianie procedur związanych z użytkowaniem budynku -
siedziby Instytutu Kultury Miejskiej, umowy ze sponsorami i reklamodawcami dotyczącymi budynku siedziby IKM).
7) Ustalanie potrzeb remontowych, konserwacyjnych i modernizacyjnych pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej oraz podejmowanie działań zapewniających ich realizację.
8) Utrzymywanie w pełnej sprawności urządzeń i wyposażenia pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej.
9) Zapewnianie nadzoru technicznego urządzeń wyposażenia pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej, nad którymi taki dozór jest wymagany.
10) Podejmowanie działań zapewniających właściwe warunki pracy pod względem bhp, ochrony p.poż. oraz innych wymagań wynikających z przepisów, wykonywanie niezbędnych badań środowiskowych.
11) Zgłaszanie potrzeb w zakresie zaopatrzenia pracowników Instytutu Kultury Miejskiej w odzież ochronną i roboczą oraz sprzęt ochrony osobistej zgodnie z obowiązującymi normami oraz wyposażanie pracowników w tę odzież i sprzęt.
12) Utrzymywanie należytego porządku i czystości oraz estetycznego wyglądu pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej.
13) Organizowanie pracy pracowników obsługi zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przyjętymi normami i zasadami (w tym udzielanie oraz rozliczanie im urlopów wypoczynkowych, nadzór nad przestrzeganiem czasu pracy) oraz zapewnianie realizacji zadań przez tych pracowników, w szczególności w zakresie realizacji obowiązków z zakresu bhp oraz ochrony p.poż.
14) Ustalanie potrzeb w zakresie ochrony pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej i zabezpieczenia mienia IKM w nich się znajdującego oraz podejmowanie działań zapewniających ich realizację.
15) Zapewnienie prawidłowej informacji w pomieszczeniach/budynku stanowiącym siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej, w tym poprzez aktualizowanie tablic informacyjnych, tabliczek,
16) znakowanie majątku, przeprowadzanie inwentaryzacji pomieszczeń, urządzeń i wyposażenia na terenie pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej.
17) Prowadzenie książki budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
18) Ustalanie i przestawianie zapotrzebowań bieżących i rocznych w zakresie utrzymania i eksploatacji pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej oraz planu finansowego w tym zakresie.
19) Inicjowanie i opracowywanie systemów kontroli działań IKM pod względem efektywności, gospodarności i zgodności z prawem.
20) Współpraca z innymi pracownikami Instytutu Kultury Miejskiej przy realizowanych działaniach.
21) Organizowanie pracy i prowadzenie kontroli nad działalnością kierowanego działu.
22) Obsługa techniczna wydarzeń organizowanych w Instytucie Kultury Miejskiej.
23) Nadzór nad budżetem i optymalizacja budżetu i kosztów prowadzonych zadań.
24) Sporządzanie projektów umów dotyczących prowadzonych zadań.
25) Przygotowywanie dokumentacji, zbieranie wymaganych ofert i innych informacji przy przygotowaniu zamówień na towary i usługi konieczne do realizacji zadań związanych ze swoimi obowiązkami z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji Instytutu Kultury Miejskiej.
26) Aktywny udział w zespołach doradczych powoływanych przez Dyrektora/Dyrektorkę.
27) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z wyposażeniem, utrzymaniem i eksploatacją pomieszczeń/budynku stanowiącego siedzibę Instytutu Kultury Miejskiej, oraz jego/jej wyposażenia i urządzeń technicznych.
28) Przygotowywanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej Instytutu Kultury Miejskiej,
29) przygotowywanie we współpracy z pozostałymi pracownikami sprawozdań merytorycznych z działań Instytutu Kultury Miejskiej.
30) Przedstawianie planów działań zgodnie z obowiązującym harmonogramem w Instytucie Kultury Miejskiej.

DZIAŁ PROGRAMOWY

§ 8

1. Dział Programowy podlega Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki. W razie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje Dyrektor/Dyrektorka, a w czasie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje wyznaczony pracownik/pracowniczka Instytutu Kultury Miejskiej. Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka Działu Programowego.
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Opracowanie założeń projektów realizowanych przez Instytut Kultury Miejskiej.
2) Przygotowywanie propozycji artystów i wydarzeń artystycznych w obszarach: sztuki wizualne, sztuki performatywne, kino, muzyka oraz wydarzeń interdyscyplinarnych.
3) Przygotowanie programu instytucji i przekazywanie ich do Działu Komunikacji z wyprzedzeniem pozwalającymi na promocję i sprzedaż̇ biletów.
4) Przygotowywanie i omawianie zasad współpracy, warunków dla realizacji projektów, w tym opracowywanie kalkulacji finansowych dotyczących kosztów i wpływów.
5) Zatwierdzanie planów programowych instytucji z Dyrektorem/Dyrektorką Instytutu Kultury Miejskiej.
6) Uczestniczenie w spotkaniach oraz prezentacjach działań Instytutu Kultury Miejskiej.
7) Koordynowanie w zakresie merytorycznym projektów partnerskich Instytutu Kultury Miejskiej.
8) Współpraca z Działem Produkcji przy realizacji programu.
9) Współpraca z zewnętrznymi kuratorami i kuratorkami.
10) Współpraca z podmiotami realizującymi działania w siedzibie IKM na zasadach Partnerstwa.
11) Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
12) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością Działu Programowego.
13) Inicjowanie nowych działań i projektów o charakterze europejskim i lokalnym.
14) Nadzór nad budżetem prowadzonych zadań.
15) Sporządzanie projektów umów dotyczących realizowanych przez siebie projektów.

DZIAŁ PRODUKCJI

§ 9

1. Dział Produkcji podlega Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki. W razie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje Dyrektor/Dyrektorka, a w wypadku jego/jej nieobecności Kierownik/Kierowniczka Działu Produkcji. Stanowiska pracy w dziale są
następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka Działu Produkcji
2) Producent/Producentka Projektów.
2. Dział przy wykonywaniu swoich działań korzysta ponadto z zewnętrznych koordynatorów projektów, pracowników technicznych, a także stażystów i wolontariuszy wykonujących świadczenia na rzecz Instytutu Kultury Miejskiej.
3. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Opracowanie i zarządzanie projektami, realizowanymi przez Instytut Kultury Miejskiej.
2) Produkcja projektów od założeń przez przygotowania i realizację po rozliczenie i ewaluację.
3) Uczestniczenie w spotkaniach oraz prezentacjach działań Instytutu Kultury Miejskiej.
4) Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
5) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością Działu Produkcji.
6) Inicjowanie nowych działań i projektów o charakterze europejskim i lokalnym.
7) Nadzór nad budżetem prowadzonych zadań.
8) Sporządzanie projektów umów dotyczących realizowanych przez siebie projektów.

DZIAŁ EDUKACJI I PROJEKTÓW SPOŁECZNYCH

§ 10

1. Dział Edukacji i Projektów Społecznych podlega Zastępcy/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki. W razie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje Dyrektor/Dyrektorka, a w wypadku jego/jej nieobecności Kierownik/Kierowniczka Działu Edukacji i Projektów
Społecznych.
Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka ds. Edukacji i Projektów Społecznych,
2) Zastępca/Zastępczyni Kierownika/Kierowniczki ds. Projektów Społecznych
3) Specjalista/ Specjalistka ds. Edukacji i Projektów Społecznych,
4) Specjalista/Specjalistka ds. Edukacji Kulturowej
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Inicjowanie nowych działań i projektów o charakterze społecznym, wyrównującym szanse, edukacyjnym, równościowym, związanych z edukacją miejską, urbanistyczną, architektoniczną, dotyczącą tożsamości miasta, historii, ale też wzmacniania kompetencji miękkich, rozwijania kompetencji kulturowych.
2) Opracowanie i zarządzanie projektami społecznymi i edukacyjnymi.
3) Realizacja działań́ w ramach Programu Otwarty IKM zgodnie z jego założeniami.
4) Rozwijanie i inicjowanie projektów mających na celu wzrost uczestnictwa mieszkańców w życiu publicznym ze szczególnym uwzględnieniem grup zagrożonych wykluczeniem społecznym.
5) Koordynacja działań społecznych i edukacyjnych we współpracy z organizacjami kluczowymi dla Instytutu Kultury Miejskiej w tych obszarach.
6) Prowadzenie działań́ rekrutacyjnych, promocyjnych i informacyjnych wydarzeń́ i projektów.
7) Wspieranie kulturalnej, społecznej, edukacyjnej i charytatywnej aktywności środowisk lokalnych oraz inicjowanie i wspieranie działań organizacji pozarządowych, instytucji lokalnych i obywateli działających w obszarze samorządności, kultury, edukacji, pomocy
społecznej.
8) Monitoring europejskich funduszy na działania społeczne i edukacyjne.
9) Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów społecznych prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
10) Uczestniczenie w spotkaniach oraz prezentacjach idei oraz działań społecznych i edukacyjnych Instytutu Kultury Miejskiej.
11) Kontrolowanie wydatków ponoszonych w ramach Działu i czuwanie nad przestrzeganiem kosztorysów projektów realizowanych w ramach działu.
12) Przygotowywanie dokumentacji, zbieranie wymaganych ofert i innych informacji przy przygotowaniu zamówień́ na towary i usługi konieczne do realizacji zadań́ związanych ze swoimi obowiązkami z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji Instytutu Kultury Miejskiej.
13) Sporządzanie projektów umów dotyczących realizowanych w ramach Programu projektów.
14) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług
związanych z działalnością Działu Edukacji i Projektów Społecznych.

DZIAŁ BADAŃ I ROZWOJU

§ 11

1. Działem tym kieruje Kierownik/Kierowniczka Działu Badań i Rozwoju. Dział jest nadzorowany przez Dyrektora/Dyrektorkę. Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka Działu Badań i Rozwoju,
2) Specjalista/Specjalistka ds. Badań i Projektów.
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Koordynowanie badań i analiz prowadzonych przez Dział Badań i Rozwoju w zakresie badań kultury, badań miejskich, badań socjologicznych.
2) Udział w pracach badawczych prowadzonych przez Dział Badań i Rozwoju.
3) Koordynowanie projektów prowadzonych przez Dział Badań i Rozwoju, w tym konferencji, spotkań, warsztatów i szkoleń.
4) Udział w pracach wydawniczych prowadzonych przez Dział Badań i Rozwoju, w tym redakcja merytoryczna publikacji, współpraca z autorami i grafikami.
5) Udział w działaniach edukacyjnych i promocyjnych w zakresie upowszechniania efektów pracy Działu Badań i Rozwoju oraz upowszechniania wiedzy z zarządzania kulturą, komunikacji w kulturze i polityki kulturalnej.
6) Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Dział Badań i Rozwoju, w tym monitoring funduszy oraz sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
7) Zgłaszanie Kierownikowi/Kierowniczce Działu Badań i Rozwoju oraz
Dyrektorowi/Dyrektorce propozycji nowych badań i projektów oraz usprawnień organizacyjnych pracy Działu Badań i Rozwoju.
8) Współpraca z organizacjami (instytucje kultury, organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego itp.) w zakresie badań i projektów realizowanych przez Dział Badań i Rozwoju.
9) Nadzór nad budżetem prowadzonych zadań.
10) Sporządzanie projektów umów dotyczących prowadzonych zadań.
11) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością Działu Badań i Rozwoju.

DZIAŁ KOMUNIKACJI

§ 12

1. Działem tym kieruje Kierownik/Kierowniczka Zespołu ds. Komunikacji. Dział jest nadzorowany przez Dyrektora/Dyrektorkę. Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka Zespołu ds. Komunikacji,
2) Specjalista/Specjalistka ds. Komunikacji,
3) Specjalista/Specjalistka ds. Marketingu,
4) Pracownik/Pracowniczka Punktu Informacji Kulturalnej (PIK).
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Współtworzenie i wdrażanie strategii komunikacji oraz działań PR dla projektów prowadzonych przez Instytutu Kultury Miejskiej.
2) Prowadzenie działań́ promocyjnych związanych z wydarzeniami i imprezami kulturalnymi realizowanymi przez Instytut Kultury Miejskiej.
3) Komunikowanie projektów z wykorzystaniem serwisów społecznościowych (Facebook, Instagram i innych), kanału You Tube.
4) Prowadzenie Punktu Informacji Kulturalnej.
5) Opracowywanie i przesyłanie potencjalnym odbiorcom oraz instytucjom kultury informacji o organizowanych wydarzeniach i działaniach w formie newslettera i informacji prasowych.
6) Utrzymywanie i rozbudowywanie relacji z dziennikarzami, liderami opinii i ekspertami oraz nadzór nad widocznością Instytutu Kultury Miejskiej i jego projektów w mediach.
7) Współpraca z mediami lokalnymi i ogólnopolskimi.
8) Organizacja konferencji prasowych/wydarzeń specjalnych/eventów, itp.
9) Monitoring mediów i ocena skuteczności prowadzonych działań.
10) Tworzenie informacji prasowych, materiałów informacyjnych, również wewnętrznych tekstów np. aplikacji.
11) Współpraca z agencjami PR-owymi.
12) Bieżąca aktualizacji i redakcja strony internetowej Instytutu Kultury Miejskiej, innych stron prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej oraz strony na Facebooku.
13) Uczestniczenie w wydarzeniach, spotkaniach, prezentacjach mając na uwadze dbałość o wizerunek Instytutu Kultury Miejskiej.
14) Dokumentowanie wydarzeń zrealizowanych w ramach projektów realizowanych przez Instytut Kultury Miejskiej.
15) Zapewnienie właściwej komunikacji wewnętrznej poprzez przepływ informacji o działaniach Instytutu Kultury Miejskiej pomiędzy pracownikami.
16) Organizowanie pracy i zarządzanie Działem Komunikacji.
17) Współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Gdańska odpowiedzialnymi za komunikację i promocję, a także innymi jednostkami i podmiotami w celu kreacji i organizacji wspólnych wydarzeń.
18) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością Działu Komunikacji.

DZIAŁ LITERACKI

§ 13

1. Dział Literacki podlega Dyrektorowi/Dyrektorce. W razie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki, a w wypadku
jego/jej nieobecności Kierownik/czka Działu Literackiego. Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Kierownik/Kierowniczka Działu Literackiego
2) Specjalista/Specjalistka ds. Organizacji Wydarzeń Literackich
3) Specjalista/Specjalistka ds. Księgarni
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:
1) Opracowywanie i zarządzanie projektami literackimi realizowanymi przez IKM (spotkania, festiwale, warsztaty, wydarzenia online).
2) Koordynacja działań literackich i wydawniczych, oraz współpracy z kluczowymi organizacjami dla Instytutu Kultury Miejskiej w tych obszarach.
3) Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
4) Działalność wydawnicza.
5) Uczestniczenie w spotkaniach oraz prezentacjach idei oraz działań Instytutu Kultury Miejskiej.
6) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działaniami literackimi i wydawniczymi.
7) Monitoring europejskich funduszy na działania literackie i wydawnicze.
8) Inicjowanie i prowadzenie projektów wydawniczych Instytutu Kultury Miejskiej w zakresie: produkcji, dystrybucji i promocji wydawnictw, koordynacji punktu sprzedaży książek w siedzibie Instytutu Kultury Miejskiej.
9) Współorganizacja rezydencji literackich i translatorskich.
10) Współpraca z Działem Produkcji i z Działem Komunikacji w zakresie realizacji i promocji wydarzeń́ literackich.
11) Współpraca z firmami zewnętrznymi (drukarnie, graficy, redakcje mediów, etc.).
12) Nadzór nad księgarnią prowadzoną przez IKM i sklep internetowy.
13) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością Działu Literackiego.

DZIAŁ PROJEKTÓW AUDIOWIZUALNYCH

 § 14

1. Dział Projektów Audiowizualnych podlega Dyrektorowi/Dyrektorce. W razie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje Zastępca/Zastępczyni Dyrektora/Dyrektorki, a w wypadku jego/jej nieobecności inny wyznaczony pracownik Instytutu Kultury Miejskiej. Stanowiska pracy w dziale są następujące:
1) Koordynator/Koordynatorka Projektów w Obszarze Nowych Mediów
2) Koordynator/Koordynatorka Gdańskiego Funduszu Filmowego
3) Koordynator/Koordynatorka Gdańskiej Komisji Filmowej.
2. Zatrudnieni w tym dziale pracownicy Instytutu Kultury Miejskiej realizują w szczególności następujące zadania:

Koordynator/Koordynatorka Projektów w Obszarze Nowych Mediów

1) Inicjowanie i realizacja działań i programów budowanych wokół nowych mediów i technologii w kulturze takich jak np. Medialab, Akademia Nowych Mediów, Forum Kultury Cyfrowej.
2) Koordynacja projektów.
3) Kontrolowanie wydatków ponoszonych w ramach projektów, przygotowywanie i nadzór nad budżetem.
4) Prowadzenie na bieżąco dokumentacji realizowanych projektów.
5) Opisywanie dokumentów merytorycznych i księgowych związanych z realizacją projektów.
6) Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów prowadzonych przez Instytut Kultury Miejskiej, w tym sporządzanie wniosków aplikacyjnych.
7) Inicjowanie współpracy w tym z partnerami z różnych sektorów, w tym partnerów technologicznych, biznesowych.
8) Inicjowanie nowych działań i projektów o charakterze europejskim i lokalnym.
9) Przygotowywanie dokumentacji, zbieranie wymaganych ofert i innych informacji przy przygotowaniu zamówień na towary i usługi konieczne do realizacji zadań związanych ze swoimi obowiązkami z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji Instytutu Kultury Miejskiej.
10) Sporządzanie projektów umów dotyczących realizowanych przez siebie projektów.
11) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością̨ IKM.

Koordynator/Koordynatorka Gdańskiego Funduszu Filmowego

1) Prowadzenie działań organizacyjnych i koordynacyjnych w ramach Gdańskiego Funduszu Filmowego (zwanego dalej GFF), którego operatorem jest IKM.
2) Wsparcie działań Gdańskiej Komisji Filmowej i współpraca z Koordynatorem/Koordynatorką GKF.
3) Realizacja konkursu na udział w koprodukcjach filmowych w ramach GFF zgodnie z założeniami.
4) Uczestniczenie w przygotowaniu i aktualizacji budżetu GFF.
5) Opracowanie regulaminu i zasad konkursu.
6) Sporządzanie zamówień wewnętrznych, opisywanie dokumentów księgowych związanych z realizacją konkursu i rozliczaniem go.
7) Przygotowanie zapytań ofertowych związanych z realizacją działań w ramach GFF.
8) Przygotowanie umów dotyczących zadań realizowanych w związku z GFF.
9) Prowadzenie na bieżąco dokumentacji prowadzonych działań, wizyt, koprodukcji
10) Opracowanie założeń i współpraca z osobą projektującą stronę internetową Projektów.
11) Tworzenie treści na stronę www GFF i strony IKM tego dotyczące.
12) Kontrolowanie wydatków ponoszonych w ramach GFF i czuwanie nad przestrzeganiem kosztorysu.
13) Przygotowywanie sprawozdań częściowych i końcowego z realizacji GFF na potrzeby złożenia raportów rozliczeniowych w tym do instytucji dofinansowującej związanych z koprodukcjami.
14) Niezwłoczne informowanie Pracodawcy o okolicznościach mogących mieć wpływ na prawidłowość lub terminowość realizacji pracy.
15) Koordynowanie, pośredniczenie i zapewnienie właściwego kontaktu wszystkich osób, instytucji, firm zaangażowanych w realizację GFF.
16) Wykonywanie innych działań związanych z rozwojem GFF i GKF.
17) Aktywny udział w zespołach doradczych powoływanych przez Dyrektora/Dyrektorkę.
18) Nadzór nad budżetem prowadzonych zadań.
19) Przygotowywanie dokumentacji, zbieranie wymaganych ofert i innych informacji przy przygotowaniu zamówień na towary i usługi konieczne do realizacji zadań związanych ze swoimi obowiązkami z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji Pracodawcy.
20) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością IKM.
21) Inicjowanie nowych działań i projektów o charakterze edukacji filmowej.
22) Sporządzanie projektów umów dotyczących realizowanych przez siebie projektów.
23) Przygotowywanie wyjaśnień i odpowiedzi na pytania lub wystąpienia kierowane do Pracodawcy w zakresie wskazanych powyżej obowiązków pracowniczych.

Koordynator/Koordynatorka Gdańskiej Komisji Filmowej

1) Prowadzenie działań organizacyjnych i koordynacyjnych Gdańskiej Komisji Filmowej (zwanego dalej GKF), która działa w strukturze IKM.
2) Wsparcie działań Gdańskiego Funduszu Filmowego i współpraca
z Koordynatorem/Koordynatorką GFF, a także filmów koprodukowanych przez IKM.
3) Uczestniczenie w przygotowaniu i aktualizacji budżetu GKF.
4) Opracowaniu zasad i cenników usług GKF.
5) Stworzenie baz filmowych i zdjęciowych lokacji w Gdańsku, bazy podmiotów współtworzących branżę filmową w Gdańsku.
6) Dbanie o relacje z podmiotami branży filmowej oraz rozwijanie synergii tych podmiotów, GKF edukacji filmowej, producentów zewnętrznych.
7) Budowanie relacji z producentami zewnętrznymi.
8) Wsparcie produkcyjne producentów filmowych, udział w spotkaniach tego dotyczących.
9) Sporządzanie zamówień wewnętrznych, opisywanie dokumentów księgowych związanych z realizacją działań GKF.
10) Przygotowanie zapytań ofertowych związanych z realizacją działań w ramach GKF.
11) Przygotowanie umów dotyczących zadań realizowanych w związku z GKF.
12) Prowadzenie na bieżąco dokumentacji prowadzonych działań, wizyt, koprodukcji.
13) Opracowanie założeń i odpowiedzialność za treści na stronie internetowej GKF.
14) Współtworzenie treści na stronę www GKF i strony IKM tego dotyczące.
15) Nadzór nad budżetem prowadzonych zadań.
16) Przygotowywanie sprawozdań częściowych i końcowego z realizacji GKF.
17) Koordynowanie, pośredniczenie i zapewnienie właściwego kontaktu wszystkich osób, instytucji, firm zaangażowanych w realizację GKF.
18) Wykonywanie innych działań związanych z rozwojem GFF i GKF.
19) Aktywny udział w zespołach doradczych powoływanych przez Dyrektora/Dyrektorkę.
20) Nadzór nad budżetem prowadzonych zadań.
21) Uczestniczenie w komisjach przetargowych dotyczących zakupów, dostaw i usług związanych z działalnością IKM.
22) Inicjowanie nowych działań i projektów w obszarze filmu, współpraca z kuratorami programów filmowych w IKM.
23) Sporządzanie projektów umów dotyczących realizowanych przez siebie projektów.
24) Przygotowywanie wyjaśnień i odpowiedzi na pytania lub wystąpienia kierowane do Pracodawcy w zakresie wskazanych powyżej obowiązków pracowniczych.

SAMODZIELNE STANOWISKO W INSTYTUCIE KULTURY MIEJSKIEJ PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO DYREKTOROWI/DYREKTORCE IKM

§ 15

Określonym poniżej samodzielnym stanowiskiem kieruje bezpośrednio Dyrektor/Dyrektorka Instytutu Kultury Miejskiej. W razie jego/jej nieobecności obowiązki służbowe w tym zakresie przejmuje Zastępca/Zastępczyni Dyrektora, a w wypadku jego/jej nieobecności inny wyznaczony pracownik
Instytutu Kultury Miejskiej. Przedmiotowe samodzielne stanowisko pracy jest następujące:

Sekretarz/Sekretarka

Sekretarz/Sekretarka realizuje w szczególności następujące zadania:
1) Prowadzenie sekretariatu.
2) Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, przyjmowanie korespondencji, jej rozdzielanie pomiędzy pracowników Instytut Kultury Miejskiej, wysyłanie korespondencji służbowej oraz przesyłek kurierskich.
3) Prowadzenie ewidencji przychodzących faktur, sprawdzanie ich pod względem formalnym zgodnie z wewnętrznymi zasadami określonymi w Instytucie Kultury Miejskiej.
4) Tworzenie bazy i aktualizowanie kontaktów Instytutu Kultury Miejskiej.
5) Przygotowywanie pism, sprawozdań i korespondencji dla przełożonych.
6) Współpraca z innymi pracownikami Instytutu Kultury Miejskiej przy realizowanych projektach.
7) Udzielanie informacji, wyjaśnień i przekazywanie opinii osobom i instytucjom kontaktującym się z Instytutem Kultury Miejskiej.
8) Koordynacja kalendarza spotkań Instytutu Kultury Miejskiej.
9) Monitorowanie stanu zaopatrzenia biura i zamawianie artykułów spożywczych i biurowych (lub przekazywanie potrzeb do Działu Administracyjno-Technicznego).
10) Archiwizacja dokumentów Instytutu Kultury Miejskiej, z wyłączeniem dokumentacji finansowej, księgowej i kadrowej.
11) Sporządzanie umów.
12) Dbanie o prawidłowy przepływ informacji w instytucji.
13) Udział w spotkaniach i przygotowywanie z nich sprawozdań.
14) Koordynacja procesu zarządzania ryzykiem oraz kontroli zarządczej.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 16

1. Zmiany w Regulaminie organizacyjnym Instytutu Kultury Miejskiej dokonywane są w trybie obowiązującym dla jego/jej nadania tj. zmiany Regulaminu wprowadzane są zarządzeniem Dyrektora/Dyrektorki Instytutu Kultury Miejskiej, po zasięgnięciu opinii Prezydenta Miasta Gdańska oraz opinii działających w Instytutu Kultury Miejskiej organizacji związkowych (w
wypadku ich funkcjonowania) i stowarzyszeń twórców.
2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.